Mode Rechnung

Moderechnung

Das schwäbische Modehaus Markus Wahl hat in einem Pilotprojekt mit Hilfe von EDI auf elektronische Rechnungen umgestellt. Kundenbericht Fashion Choice von Futura Retail Solutions Im Rahmen eines Pilotprojektes hat der schwaebische Modehaendler Markus Wahl mit Hilfe von EDI auf den elektronischen Rechnungsversand umgestellt. Der mit dem Future Prize for Retail ausgezeichnete Traditionsbetrieb legt keine einzelne Rechnung in gedruckter Form mehr vor. Manche Fakturen sind bereits als PDF-Dokumente beim Textileinzelhändler eingegangen. Der Umstand, dass diese bequem auf dem Display angezeigt werden konnten, veranlasste Markus Wahl, ein Archivierungssystem für die elektronischen Rechnungsbelege vorzustellen.

Dabei hat er sich für das Dokumenten-Management von agforum entschieden. Damit alles in einem Arbeitsgang verarbeitet werden kann, sollten auch die gedruckten Dokumente eingescannt und für das spätere Dokumenten-Management als PDF abgelegt werden. Zuerst wurden alle eingehenden Dokumente (PDF oder eingescanntes Papier) abgelegt und die übliche Papierarchivierung fortgesetzt. Markus Wahl hat sich auf Vorschlag von agforum jedoch für einen anderen Weg entschieden: Statt die benötigten Informationen aus dem auslesbaren PDF-Dokument mittels Klartexterkennung zu extrahieren, sollte die Nachricht EDIFACT-INVOIC sofort für die Bearbeitung der Rechnung in der Lagerverwaltung verwendet werden.

Weil "INVOIC" nur ein anderer Typ des EDIFACT-Standardformats als Rechnungsnachricht ist, konnte das Datenformat mit geringem Arbeitsaufwand in die Materialwirtschaft geschrieben werden, in die EDI tiefgreifend miteinbezogen ist. Die Rechnungsdaten werden nun auch zwischen dem Lieferantensystem und dem von Futura genutzten Warewirtschaftssystem des Modehändlers über den elektronischen Austausch von Daten übermittelt.

Für eine sichere und fiskalische Rechnungsarchivierung muss auch der maschinell lesbare Datensatz EDI-INVOIC in eine lesbare Rechnung umgerechnet werden. Darüber hinaus erfordert jede Anwendung für die automatische Datenarchivierung Index-Daten, mit denen die Rechnung ungeachtet ihres Datenformats im Gesamtsystem gefunden werden kann. Alle Formate können von jedem beliebigen Archivierungssystem automatisiert übernommen werden, da die Indexinformationen im Format ZUGFeRD vorliegen.

So wird jede Rechnung zu einem für Mensch und Material lesbaren Zweierpack. Darüber hinaus wird INVOIC weiter zur Prüfung der Rechnung an die Firma Futura-Warenwirtschaft gehen. Dazu Markus Wahl: "Derzeit erhalten wir 70 Prozent aller eingehenden Zahlungen und Gutachten per EDI. Die Quoten sind um so größer, je mehr Kreditoren per EDI Rechnung und Gutschrift versenden.

In der Vergangenheit dauerte es eine Weile, bis eine Rechnung per Post verschickt wurde und dann die innerbetrieblichen Abläufe durchlief:

Die Rechnung ist heute nur noch wenige Tage auf dem Weg und dank der schnelleren Prozesse oft schon gezahlt und gespeichert, bevor sie in der Vergangenheit sogar im Warenkorb war. Eine elektronische Rechnung wird 3-4 Tage früher bearbeitet.