Autoresponder

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AutoAntwort ist ein englischer Begriff für eine E-Mail, die als Reaktion auf ein Event (in der Regel eine ankommende E-Mail) automatisiert (Auto) wird. Das Verfahren, das eine solche automatische Beantwortung generiert, wird Autoresponder genannt und ist eine spezielle Form eines E-Mail-Roboters. Die Autoreplys werden in verschiedenen Gebieten verwendet, z.B. für die Auftragsbestätigung, für die Änderung von Mailing-Listen und für Unzustellbarkeits- oder Abwesenheitsmeldungen (Out of office reply, OOOR).

Auftrags- oder Reservierungsbestätigungen sind in der Regel keine automatischen Rückmeldungen, sondern (automatisch generierte) Rückmeldungen, die z.B. per Webshop-Software versendet werden. Sogar aus einem Textbaustein bestehende Emails sind keine automatischen Rückmeldungen, da der Sender die Module vor dem Versenden der Emails von Hand vorwählt. Automatische Rückmeldungen sind im Rahmen von automatisierten Prozessen wie z.B. dem bestätigten Opt-in auf Mailing-Listen notwendig und werden häufig im geschäftlichen Verkehr eingesetzt.

Die unbedachte Verwendung von Autoreplys ohne Filterfunktion kann jedoch zu Schwierigkeiten fÃ?hren. Der RFC 3834 gibt Leitlinien vor, nach denen Autoreplys gesendet werden sollen und untersagt das nicht differenzierte Senden derselben. In Mailing-Listen können Autorenantworten ungewollte Reaktionen auf E-Mails erzeugen. Deshalb werden die dazugehörigen Sender oft aus der Verteilerliste gestrichen, wenn sie die Funktion der automatischen Antwort nicht aufheben.

Schickt ein Spam-Versender eine E-Mail mit einem gefälschten Sender an die Abonnementadresse einer Mailing-Liste, fordert die Verwaltung der automatischen Mailing-Liste unter diesem Sender eine Anmeldebestätigung an. Bei einer automatischen Beantwortung kommt es dann zu einem ungewollten Eintrag in die Mailing-Liste, da oft nur die Beantwortung, nicht aber der Inhalt bewertet wird.

Allgemeine Empfangs- oder Abwesenheitsmeldungen sind beispielsweise deshalb schwierig, weil der Sender einer E-Mail nach Belieben gefälscht werden kann. Automatisierte Reaktionen auf eingehende Spam-Mails können unbeabsichtigt die Richtigkeit der Anschrift gegenüber dem Versender überprüfen oder - im Falle einer gefälschten Absenderanschrift - unbeteiligten Dritten als Sicherheitsspam auferlegen. Die Autoreplys werden kaum verwendet, um Spams zu vermeiden. Danach bekommt der Versender einer E-Mail eine automatisierte Rückmeldung (die so genannte "Herausforderung"), die ihn bittet, in irgendeiner Form zu beweisen, dass er ein Mensch (und nicht ein Spambot) ist, in der Regel durch einfache Beantwortung der automatischen Rückmeldung.

Wenn der Sender oder sein Spam-Filter die Herausforderung versehentlich aussortiert oder der Sender die Herausforderung nicht fristgerecht bekommt (z.B. wegen einer Reise), geht die Originalmail unter. Es ist umstritten, ob den Absendern der Erhalt ihrer Post mitgeteilt werden soll, obwohl noch keine Rückmeldung eingegangen ist. Diese Autoresponse kann dem Sender im Voraus Serviceinformationen wie z.B. eine Issue-Nummer oder die zu erwartenden Bearbeitungszeiten liefern, aber auch der standardisierte Content kann stören[1].

In einigen Firmen beinhalten automatische Meldungen eine Absender-Adresse, an der ankommende Nachrichten nicht berücksichtigt und mit einem Standard-Text quittiert werden. Zusätzlich sind auch so genannte Rollenkonten möglich, über die bei Bedarf eine Nachricht an den verantwortlichen Sachbearbeiter weitergeleitet wird. Überflüssiger Datendurchsatz kann durch E-Mailschleifen verursacht werden, wenn sich zwei Server permanent Autorenantworten senden, weil die Anwendung dies nicht kennt.

Damit dies nicht passiert, können die Autorenantworten mit einem leeren Sender (Umschlag von ) versendet werden, was aber für Fehlernachrichten nach RFC2505 gedacht ist. Verbesserte Funktionen für die automatischen Antworten verwenden Spamfilter (die sehr komplex sein können), um Spam, E-Mail-Schleifen und mehrfaches Senden an dieselbe Personen zu unterdrücken. Zum Beispiel werden durch das E-Mailprogramm excim automatisch Antworten erzeugt, die nur eine einzige automatisierte Mitteilung pro Kalenderwoche an jeden Sender senden und möglicherweise nur dann, wenn die Mitteilung nur an den Adressaten selbst und nicht an ein Rollenkonto über CC gesendet wurde.

Email ist kein garantiertes Service. Auf Wunsch kann der Sender eine Eingangsbestätigung gemäß RFC 1894 (Delivery Status Notification, DSN) und RFC 2298 (Message Dispostion Notification, MDN) einholen. Es werden jedoch nur dann Antwortschreiben verschickt, wenn der Mail-Server des Empfänger (für DSN) oder das E-Mail-Programm des Empfänger (für MDN) dies unterstützt.