Einkaufen Lassen

Lass mich meine Einkäufe machen.

"Ein altes Kaufmannswort lautet: Der Profit ist der Kauf." Da das Einkaufen aber sehr zeitaufwendig sein kann, müssen die Verantwortlichen nicht nur die Kosten, sondern auch den Ablauf im Blick haben. Jährlich schreibt der Travel Manager an seine Dienstleister - Fluggesellschaften, Hotellerie oder Autovermieter - und erhält für das nächste Jahr einen individuellen Tarif, der sich nach dem zu erwartenden Reisevolumen richtet.

Der Reisemanager ist mit Dutzenden von Dokumenten gefüllt, aus denen die besten Angebote ausgelesen werden. Bei Druckereien, Herstellern von Kunststoff-Formteilen oder Kunststoffdübeln steht der Kunde im Vordergrund, beim Sourcing im Reisemanagement sind es die Mitreisenden. Schließlich wird der eigentliche Kauf von den Geschäftsreisenden oder deren Sekretariaten abgewickelt, die auch die ausgehandelten Dienstleistungen verbuchen.

Neben der Kostenersparnis gehören auch die Betreuung der Passagiere zu den Aufgabenstellungen des Reisemanagements. Gleiches trifft auf das Hotel zu: Sind sie schwer zu erreichen oder zu weit vom Standort entfernt, entstehen nicht nur Umsteigekosten, sondern die Fahrgäste vergeuden auch Zeit. Der Standort eines Hotelzimmers ist das ausschlaggebende Reservierungskriterium für den Geschäftsreisenden, danach folgt die Hotelqualität und das kostenlose Intranet.

"Die Thematik hat mich schon viel Schweiss gekostet", gibt Andreas Konkel, Travel-Manager der Diehl Aviation and Technology Group, zu. Hatte er bei der letzten Vergabe des Mietwagenbudgets nur eine Hand voll von Partnern, den großen international tätigen Autovermietungen, so waren für die Übernachtung bisher Diskussionen mit weit über 100 Hotels notwendig.

Es mussten Offerten gesucht und oft Neuverhandlungen durchgeführt werden. "Wir verhandeln Nettopreise für alle Hotels, in denen mehr als eine festgelegte Anzahl von Übernachtungen pro Jahr zusammenkommen", erklärt der Fachmann, der 2010 zum Travel Manager of the Year wurde. Bisher wurden die Offerten in Excel-Tabellen erfasst und abgeglichen.

Oft musste er fragen, ob sich die Wohnungen nicht in der Zeit zurückmeldeten. "Solange nicht alle Tarife im Reservierungssystem festgelegt und aktiviert wurden, könnte es Frühling sein", sagt er. Schließlich entschied sich die Firma für die Auslagerung des Hoteleinkaufs. Eine ganze Palette von Dienstleistern übernimmt den Einkaufsprozess für ihre Unternehmenskunden, allen voran natürlich die großen Geschäftsreise-Dienstleister wie CWT, HRG oder BCD Travel.

Das Hotel steht sowieso in ständigem Austausch mit den Beherbergern und hat auch Zugang zu einer Vielzahl von Hotels auf der ganzen Welt, die der jeweilige TravelManager vielleicht bisher nicht in Sicht hatte. Andreas Konkel stimmt zu: "Im Grunde hatten wir die letztjährige Liste der Hotels wiederholt ausgehandelt", sagt er.

Durch das Outsourcing des Einkaufes sind nun neue attraktive Immobilien ins Haus gelangten. Die Hoteleinkäufe bei uns arbeiten heute nach einem simplen Ampelsystem. Konkel bekommt die Offerten der Betriebe, in denen die Firma die Übernachtung vornehmen möchte, über ein speziell dafür eingerichteter Internet-Portal. Der Travel-Manager kann sich außerdem das Studieren individueller Hotelkonditionen ersparen.

Die Folge: Statt mehrerer Tage im Jahr kauft Konkel nur noch wenige Tage im Hotel ein. Diehl zum Beispiel hat einen bedeutenden Ort in Overlingen am Bodensee. "In der Sommersaison will uns niemand dort haben, aber im Herbst werden wir mit einem Kuss empfangen", beschreibt Konkel die Lage. Hinzu kommen immer wieder neue Kostenfaktoren, die den Reiseverantwortlichen das Arbeiten erschweren, wie etwa die eskalierenden Zuschläge für Reisegepäck, Sitze oder andere Ausstattungsmerkmale.